Die Trainerin mit Minijob, der angestellte Platzwart, die Aushilfe in der Geschäftsstelle: Sobald euer Verein Menschen für ihre Arbeit mehr als eine Übungsleiterpauschale bezahlt, ist er Arbeitgeber. Und für Arbeitgeber gilt ab dem 1. Januar 2027 eine neue Pflicht. Entgeltunterlagen dürfen dann nur noch digital geführt werden. Was das für digitale Entgeltunterlagen im Verein bedeutet und wie ihr euch bis dahin gut vorbereitet, erfahrt ihr hier.
Was ändert sich 2027 bei der Beitragsverfahrensverordnung?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen ausschließlich elektronisch führen und aufbewahren. Grundlage ist § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die Übergangsphase, in der man sich befreien lassen konnte, endet am 31. Dezember 2026.
Ganz neu ist die Regel nicht. Schon seit 2022 sieht die BVV die elektronische Führung vor. Bisher konnten Arbeitgeber aber beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) eine Befreiung beantragen. Viele kleine Vereine haben deshalb weiter mit Ordnern gearbeitet.
Damit ist bald Schluss. Mischlösungen aus Papierordner, E-Mail-Postfach und ein paar Scans auf dem Laptop reichen künftig nicht mehr. Gefragt ist eine geordnete, digitale Ablage, in der jedes Dokument eindeutig einer Person und einem Zeitraum zugeordnet ist.
Der Hintergrund: Die DRV prüft Arbeitgeber regelmäßig, in der Regel mindestens alle vier Jahre. Diese Betriebsprüfungen laufen zunehmend elektronisch ab. Und dafür müssen die Unterlagen digital vorliegen.
Betrifft die BVV-Pflicht auch Vereine?
Ja. Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von Größe oder Rechtsform. Ein eingetragener Verein mit einem einzigen Minijobber ist genauso betroffen wie ein Unternehmen mit 500 Beschäftigten. Entscheidend ist, ob euer Verein Lohn zahlt.
Typische Fälle im Vereinsalltag sind:
- Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) in der Geschäftsstelle sowie im Vereinsbetrieb z. B. Platzwarte, Hausmeister und Reinigungskräfte.
- Kurzfristig Beschäftigte, zum Beispiel beim Vereinsfest
- Vollzeitkräfte in größeren Vereinen und Verbänden
- Trainerinnen und Trainer, deren Vergütung über der Übungsleiterpauschale liegt
Was gilt für Übungsleiter und Ehrenamtliche?
Hier lohnt ein genauer Blick. Seit 2026 liegt die Übungsleiterpauschale bei 3.300 Euro im Jahr, die Ehrenamtspauschale bei 960 Euro. Zahlungen innerhalb dieser Grenzen sind steuer- und beitragsfrei. Es entsteht kein Minijob, der gemeldet werden muss.
Anders sieht es aus, wenn die Pauschale überschritten wird. Dann wird geprüft, ob ein Minijob vorliegt. Die Verdienstgrenze dafür liegt 2026 bei 603 Euro im Monat und steigt 2027 auf 633 Euro. Ab diesem Moment ist euer Verein Arbeitgeber und muss Entgeltunterlagen führen.
Ein Beispiel: Euer Jugendtrainer bekommt die volle Übungsleiterpauschale und zusätzlich einen Minijob für die Hallenaufsicht. Für den Minijob gilt die neue Digitalpflicht.
Welche Unterlagen müssen Vereine digital führen?
Betroffen sind nicht nur die Lohnabrechnungen, sondern auch alle ergänzenden Entgeltunterlagen. Die Abrechnung selbst kommt meist ohnehin digital aus dem Lohnprogramm oder vom Steuerbüro. Die eigentliche Arbeit steckt in den Belegen drumherum.
Dazu gehören zum Beispiel:
- der Antrag eines Minijobbers auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Erklärungen kurzfristig Beschäftigter über weitere Beschäftigungen
- Studienbescheinigungen bei Werkstudierenden
- Bescheide der Krankenkasse zur Versicherungspflicht
- weitere Nachweise, die für die Beitragsberechnung relevant sind
Genau diese Dokumente landen im Verein oft in einer Mappe beim Kassenwart. Oder im Mail-Postfach der Vorsitzenden. Ab 2027 müssen sie zentral, digital und auffindbar sein.
Als Formate sind PDF sowie die Bildformate JPG, PNG, BMP und TIFF zulässig. Für die Ablage gibt es zudem Vorgaben zur Dateibenennung und zum Ordnungssystem.
Wie gehen Vereine mit Papierdokumenten um?
Papierdokumente, die ab 2027 eingehen, werden eingescannt und digital abgelegt. Das Original muss bis zum bestandskräftigen Abschluss der nächsten Betriebsprüfung aufbewahrt werden. Erst danach darf es vernichtet werden.
Die gute Nachricht für alle, die jetzt an volle Regale im Vereinsheim denken: Die Pflicht gilt nur für Unterlagen ab dem 1. Januar 2027. Ältere Akten müsst ihr nicht nachträglich digitalisieren. Die bestehenden Aufbewahrungsfristen gelten für sie natürlich weiter.
Ein Sonderfall sind Dokumente, die eine Unterschrift brauchen. Sollen sie direkt digital entstehen, ist eine qualifizierte elektronische Signatur nötig. Für die meisten Vereine ist der praktische Weg deshalb: Papier unterschreiben lassen, scannen, Original sicher verwahren.
Lohnt sich ein Befreiungsantrag bis Ende 2026 noch?
Kaum. Eine Befreiung kann zwar noch formlos beim zuständigen Prüfdienst der DRV beantragt werden, sie gilt aber höchstens bis zum 31. Dezember 2026. Danach gibt es keine Ausnahmen mehr.
Für euren Verein bringt ein Antrag jetzt also nur wenige Wochen Aufschub. Die Zeit ist besser in die Vorbereitung investiert. Denn am 1. Januar steht die Pflicht so oder so vor der Tür.
Checkliste: So wird euer Verein bis 2027 prüfungsfest
Mit sechs Schritten bringt ihr eure Entgeltunterlagen bis Jahresende in Ordnung. Die Pflicht gilt ab dem 1. Januar 2027. Plant die Umstellung deshalb für die ruhigeren Wochen vor Weihnachten ein, nicht für den Jahreswechsel selbst.
- Bestandsaufnahme machen: Wer bekommt im Verein Geld, und auf welcher Grundlage? Pauschale, Minijob oder kurzfristige Beschäftigung?
- Zuständigkeit klären: Legt im Vorstand fest, wer die Unterlagen ablegt und pflegt. Meist ist das die Kassenwartin oder die Geschäftsstelle.
- Ablage aufbauen: Ordnet digital nach Person, Zeitraum und Dokumentart. Private Laptops und E-Mail-Postfächer sind dafür keine gute Lösung.
- Dateinamen festlegen: Eine einheitliche Benennung spart in der Prüfung viel Sucherei, etwa „Nachname_Vorname_2027-01_Befreiungsantrag-RV.pdf".
- Mit dem Lohnbüro sprechen: Klärt mit Steuerbüro oder Lohnabrechnung, wer welche Unterlagen digital vorhält.
- Testlauf machen: Spielt einmal durch, ob ihr jedes Dokument eines Beschäftigten schnell findet.
Und noch ein Tipp: Bei einem Vorstandswechsel muss die Ablage reibungslos übergeben werden können. Eine gemeinsame, zentrale Lösung ist deshalb sicherer als Ordner auf privaten Geräten.
Häufige Fragen zu digitalen Entgeltunterlagen im Verein
Müssen rein ehrenamtliche Vereine etwas tun?
Nein, wenn euer Verein niemanden beschäftigt. Die Pflicht nach § 8 Abs. 2 BVV betrifft Arbeitgeber. Zahlt ihr nur Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschalen innerhalb der Freibeträge, entsteht kein Beschäftigungsverhältnis. Prüft aber jedes Jahr, ob alle Zahlungen wirklich unter den Grenzen bleiben.
Was passiert, wenn die Unterlagen nicht digital vorliegen?
Fehlende oder unvollständige Unterlagen machen die Betriebsprüfung aufwendiger. Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten können als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld geahndet werden. Sind Unterlagen nicht prüfbar, kann die DRV Beiträge schätzen. Das kann für den Verein teuer werden.
Müssen wir alte Personalakten einscannen?
Nein. Die Digitalpflicht gilt nur für Unterlagen und Vorgänge ab dem 1. Januar 2027. Ältere Papierakten dürfen in Papierform bleiben. Sie müssen aber weiter für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher verwahrt werden.
Gilt die Pflicht auch, wenn ein Steuerbüro die Lohnabrechnung macht?
Ja. Verantwortlich bleibt der Verein als Arbeitgeber. Das Steuerbüro erstellt zwar die Abrechnung digital. Ergänzende Belege wie Befreiungsanträge kommen aber oft direkt beim Verein an. Stimmt deshalb ab, wer welche Dokumente digital ablegt und aufbewahrt.
Fazit: Jetzt starten statt im Januar suchen
Ab dem 1. Januar 2027 führen Vereine mit Beschäftigten ihre Entgeltunterlagen digital. Befreiungen gibt es dann nicht mehr. Alte Akten dürfen bleiben, wie sie sind. Neue Belege werden gescannt und geordnet abgelegt. Für die meisten Vereine ist der Aufwand überschaubar. Wichtig ist, jetzt zu klären, wer zuständig ist und wo die Dokumente künftig liegen. Dann wird die nächste Betriebsprüfung kein Grund zur Sorge.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Fragen zu eurer konkreten Situation wendet euch an eure Steuerberatung oder den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung.