Vereinsorganisatorinnen und -organisatoren leisten den Großteil ihrer Arbeit ehrenamtlich – meist parallel zu Beruf und Familie. Die Pflege von Mitgliederdaten, der Einzug von Beiträgen, die Veranstaltungsplanung sowie regelmäßige Auswertungen erfordern viel Zeit. Ein erheblicher Teil davon entfällt auf wiederkehrende Verwaltungsaufgaben, die Kapazitäten für das eigentliche Vereinsleben binden.
easyVerein bietet für diese Prozesse umfangreiche Funktionen. Aufgrund des großen Funktionsumfangs nutzen viele Anwender im Alltag jedoch nur einen Teil der Möglichkeiten. Wissen ist oft an einzelne Personen gebunden und geht bei Vorstandswechseln leicht verloren. Häufige Fragen betreffen daher selten die grundsätzliche Machbarkeit einer Funktion, sondern deren genaue Verortung in der Software.
Unterstützung direkt in der Software
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde der KI-Assistent Ducky entwickelt. Er dient als Ergänzung der bestehenden Funktionalitäten von easyVerein, ohne bestehende Systeme zu ersetzen. Der Agent verknüpft die vorhandenen Module und führt Informationen aus Verwaltung, Kommunikation und Dokumentenablage an einer zentralen Stelle zusammen.
Im Mittelpunkt steht die Zugänglichkeit: Der Assistent verarbeitet Anfragen in natürlicher Sprache und macht komplexe Funktionen ohne vorherige Schulung oder Handbuch nutzbar. Wiederkehrende Arbeitsschritte lassen sich so automatisieren und Schnittstellen vereinheitlichen.
Anwendungsbeispiele aus der Praxis
Statt Filter in Listen zu setzen oder Dokumente manuell zu durchsuchen, können Vereinsverantwortliche ihre Anfragen in Alltagssprache an den Assistenten richten:
- Dokumentensuche: Auf die Anfrage „Zeig mir alle Beschlüsse zum Sommerfest“ durchsucht Ducky die hinterlegten Protokolle und stellt die relevanten Beschlüsse inklusive Datum und Fundstelle zusammen.
- Finanzauswertung: Fragen wie „Wie haben sich unsere Umsätze in den letzten Wochen entwickelt?“ beantwortet der Assistent durch eine direkte Auswertung aus dem Beitrags- und Buchungswesen, ohne dass ein manueller Datenexport erforderlich ist.
- Mitgliederverwaltung: Mit der Anweisung „Welche Mitglieder zahlen häufig nicht?“ analysiert der Assistent das Zahlungsverhalten über längere Zeiträume und hebt auffällige Vorgänge für gezielte Nachfassaktionen hervor.
- Software-Navigation: Auf Anfragen wie „Wie lege ich ein neues Bankkonto an?“ beschreibt Ducky nicht nur den Weg, sondern navigiert Anwendende schrittweise direkt an die entsprechende Stelle innerhalb von easyVerein.
Funktionsumfang im Überblick
- Sprachmodell-Integration: Der Assistent basiert auf modernen Sprachmodellen zur präzisen Verarbeitung natürlicher Sprache.
- Systemerweiterung: Bestehende Strukturen der Software werden erweitert und modernisiert, anstatt sie zu ersetzen.
- Barrierefreie Bedienung: Antworten in einfacher Sprache ermöglichen allen Nutzenden den sofortigen Zugriff auf Softwarefunktionen.
- Workflow-Optimierung: Automatisch ausgeführte Teilschritte verkürzen administrative Abläufe.
- Einheitliche Oberfläche: Daten aus unterschiedlichen Vereinsbereichen werden in einem übersichtlichen Interface gebündelt.
Der KI-Assistent Ducky soll Vereinsverantwortliche bei der täglichen Verwaltungsarbeit entlasten und die Nutzung der Software easyVerein effizienter gestalten.
