Wer im Verein Feste organisiert, kennt das bürokratische Schreckgespenst: die GEMA-Anmeldung. Kaum läuft im Hintergrund ein Spotify-Stream beim Sommerfest oder spielt eine Live-Band beim Jubiläum, klopft die GEMA an und bittet zur Kasse. Für ehrenamtlich geführte Vereine kann das schnell das mühsam kalkulierte Budget sprengen.
Die großartige Nachricht: Immer mehr Bundesländer greifen dem Ehrenamt unter die Arme und schließen Pauschalverträge mit der GEMA ab. Das bedeutet: Das Land übernimmt die Lizenzgebühren für Deine Veranstaltung – und Dein Verein zahlt keinen Cent!
Wie das funktioniert, welche Bundesländer mitmachen und worauf Du achten musst, erfährst Du in diesem Beitrag.
Welche Bundesländer übernehmen die Kosten?
Das Modell breitet sich erfreulicherweise immer weiter aus und immer mehr Landesregierungen ziehen nach, um das Ehrenamt spürbar zu entlasten.
In folgenden Bundesländern greift die Entlastung:
- Bayern: seit 01. April 2023
- Niedersachsen: seit 01. November 2024
- Hessen: seit 01. Januar 2025
- Thüringen: seit 01. Mai 2025
- Saarland: seit 01. Januar 2026
- Nordrhein-Westfalen: seit 01. Juli 2026
Hinweis: Da sich ständig neue Bundesländer anschließen, bestehende Verträge verlängert oder Kontingente angepasst werden, lohnt sich ein regelmäßiger Blick auf die offizielle Ehrenamts-Übersichtsseite der GEMA.
Das jährliche Limit und weitere Voraussetzungen
Auch wenn das Land die Rechnung bezahlt, gibt es die Befreiung nicht völlig bedingungslos. Die Verträge der Bundesländer basieren auf einem einheitlichen Rahmen und sind an klare Regeln geknüpft. Wenn Dein Verein von der Pauschale profitieren möchte, müssen alle der folgenden Bedingungen erfüllt sein:
1. Das Veranstaltungslimit
Maximal 4 Veranstaltungen pro Kalenderjahr und Verein werden vom Land übernommen. Wichtig zu wissen: Diese Zusage gilt, solange das landesweite Gesamtkontingent des jeweiligen Jahres noch nicht erschöpft ist. Ab dem 5. Fest zahlt Dein Verein wieder selbst.
2. Absolut eintrittsfrei
Die Veranstaltung muss für alle Gäste komplett eintrittsfrei sein. Du darfst also keine Tickets im Vorfeld verkaufen oder Geld am Einlass nehmen. Das Aufstellen einer Spendenbox oder die Einnahmen aus dem klassischen Getränke- und Essensverkauf sind aber vollkommen erlaubt und gefährden die Kostenübernahme nicht!
3. Begrenzte Veranstaltungsfläche
Die maximale Fläche für das Event darf 500 Quadratmeter nicht überschreiten. Dabei ist es völlig egal, ob die Feier drinnen im Vereinsheim oder draußen auf dem Sportplatz stattfindet. Sobald die abgesteckte Veranstaltungsfläche größer ist, greift die Pauschale nicht mehr.
4. Der richtige Vereinsstatus
Dein Verein oder Deine Organisation muss offiziell gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich anerkannt sein (nachzuweisen über den Freistellungsbescheid des Finanzamts) und den eingetragenen Hauptsitz im jeweiligen Bundesland haben.
5. Überwiegend ehrenamtlich geführt
Die Struktur Deines Vereins muss auf dem Ehrenamt basieren. Rein kommerziell ausgerichtete Organisationen sind von der Förderung ausgeschlossen. Einzelne Hauptamtliche – wie beispielsweise eine fest angestellte Verwaltungskraft im Hintergrund – gelten als Ausnahme und sind in der Regel kein Problem.
Achtung bei mehrtägigen Festen: Nach den offiziellen Tarifbedingungen der GEMA zählt jeder Tag als einzelne Veranstaltung. Feiert Ihr also ein großes Sport- oder Feuerwehrfest von Freitag bis Montag, habt Ihr Euer Kontingent von 4 Veranstaltungen für dieses Jahr mit diesem einen Fest bereits komplett aufgebraucht.
Welche Formate sind erlaubt? Abgedeckt ist Musiknutzung mit direktem Veranstaltungscharakter (Live-Musik, DJ, CD oder Streaming-Dienste wie Spotify), zum Beispiel bei Sommerfesten, Vereinsjubiläen oder dem Aufstellen des Maibaums. Nicht abgedeckt sind dagegen Konzerte und Festivals (wo die Musik der Hauptgrund des Besuchs ist), Sportkurse, Theateraufführungen, dauerhafte Hintergrundmusik im Vereinsheim sowie klassische Festumzüge.
Und was gilt für Verbandmitglieder? Ist Dein Verein in einem Dachverband (wie z. B. dem Landessportverband), der ohnehin schon einen Pauschalvertrag mit der GEMA hat? Dann haben diese verbandsinternen Abrechnungen Vorrang. Greift der Verbandsvertrag für ein bestimmtes Fest mal nicht, springt das Bundesland als Sicherheitsnetz ein.
Schritt-für-Schritt: So nutzt Dein Verein die Pauschale
Auch wenn das Land zahlt: Die GEMA erfährt nicht von Zauberhand, dass Euer Fest stattfindet. Ihr müsst selbst aktiv werden. Das Verfahren läuft vollständig digital ab.
- Im GEMA-Onlineportal registrieren (einmalig vorab): Falls noch nicht geschehen, registriert Euren Verein im offiziellen Onlineportal der GEMA (www.gema.de/portal). Habt Ihr bereits Zugangsdaten, nutzt einfach Euren bestehenden Account.
- Veranstaltung rechtzeitig anmelden (zwingend VOR dem Event): Tragt Euer geplantes Fest vor dem eigentlichen Veranstaltungstag im Portal ein. Nur bei einer rechtzeitigen Vorab-Meldung kann die GEMA das Event dem Pauschalvertrag des Landes korrekt zuordnen.
- Das Fest feiern (Event-Tag): Feiert Euer Fest! Solange alle Kriterien eingehalten werden, wird die Abrechnung im Hintergrund direkt an das zuständige Ministerium Eures Landes geleitet.
- Musikfolge einreichen (bis zu 6 Wochen nach Live-Musik): Habt Ihr eine Live-Band oder Musiker auf der Bühne gehabt? Dann seid Ihr gesetzlich verpflichtet, die gespielten Songs ("Musikfolge" bzw. Setlist) innerhalb von 6 Wochen nach dem Fest im GEMA-Portal nachzureichen. Bei reiner Hintergrundmusik vom Laptop entfällt dieser Schritt.
Die Quelle und weitere Infos findet ihr hier.
