Die Trainingszeit ändert sich, das Sommerfest braucht Helfer:innen, und die Einladung zur Mitgliederversammlung muss raus. Im Vereinsalltag gibt es ständig etwas mitzuteilen. Doch erreicht deine Nachricht auch wirklich alle?
Genau hier liegt die Herausforderung: Auf der einen Seite gibt es viele wichtige Infos, die bei allen ankommen müssen. Auf der anderen Seite möchte jedes Mitglied anders erreicht werden. Die einen lesen am liebsten E-Mails, andere schauen lieber in die App, und manche verlassen sich auf den Aushang im Vereinsheim. Mit easyVerein kannst du deshalb über verschiedene Wege kommunizieren, damit keine Nachricht mehr untergeht. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie das geht und welcher Kanal zu welcher Nachricht passt.
1. Der Chat: Schnell im Austausch bleiben
Mit dem Chat sind die Mitglieder deines Vereins in Echtzeit verbunden, per Einzel- oder Gruppennachricht. Hier klärt ihr spontane Absprachen, schickt euch eine nette Nachricht oder teilt Dateien, alles direkt in easyVerein.
Direktnachrichten, Gruppenchats und öffentliche Räume
Für jeden Anlass gibt es den passenden Rahmen:
- Direktnachrichten: für Absprachen mit einzelnen Mitgliedern
- Gruppenchats: für Teams, Mannschaften und Abteilungen
- Öffentliche Chat-Räume: für Infos, die alle sehen sollen
Fotos, Videos, Sprachnachrichten und Dateien teilst du direkt im Chat. Du schreibst plattformübergreifend im Browser, in der App oder im Mitgliederbereich. So erreichst du deine Mitglieder dort, wo sie gerade sind.
Ordnung und Übersicht für Admins
Für jeden Chat legst du eigene Berechtigungen fest. Gemeldete Nachrichten kannst du moderieren. So bleibt der Austausch im Verein freundlich und übersichtlich.
Praxistipp: Lass easyVerein automatisch Chat-Räume für eure Mitgliedsgruppen erstellen. So hat jede Gruppe ohne Aufwand ihren eigenen Chat.
2. Push-Benachrichtigungen: Infos direkt aufs Handy
Mit Push-Benachrichtigungen landen wichtige Infos direkt auf dem Smartphone deiner Mitglieder. Die easyVerein-App verschickt sie wenn ihr möchtet zusätzlich zu einer E-Mail oder ersetzt diese. Für Mitglieder ist die App für iOS und Android kostenlos.
Push-Nachrichten gibt es zum Beispiel für:
- Glückwünsche zum Geburtstag und Vereinsjubiläum
- neue Termine im Vereinskalender
- Ankündigungen und Forenbeiträge
- die Bestätigung oder Ablehnung einer Inventarausleihe
Auch Admins profitieren von den Benachrichtigungen: Sie erfahren sofort von neuen Mitgliedschaftsanträgen, eingereichten Auslagen oder Terminanmeldungen. Aktivieren und einstellen können Admins die Funktion in den Einstellungen.
3. E-Mail und Serienbrief: Offizielle Infos für alle
Im Verein kommen oft alle Generationen zusammen, von den Jüngsten bis zu den Älteren. Die E-Mail ist und bleibt deshalb oft der verlässlichste Weg für offizielle Vereinsinfos. In easyVerein schreibst du E-Mails und Serienbriefe direkt aus der Mitgliederverwaltung, ohne Adressen exportieren zu müssen.
So funktioniert es:
- Empfänger:innen filtern: Wähle Mitglieder über Filter, Gruppen oder eine gezielte Suche aus.
- Persönlich anschreiben: Platzhalter setzen automatisch Namen und andere Profildaten ein.
- Vorlagen nutzen: Speichere Vorlagen für deinen Schriftverkehr und eigene Briefvorlagen mit Kopf- und Fußzeile.
- Brief statt E-Mail: Für Mitglieder ohne E-Mail-Adresse erzeugst du PDFs für den Postversand, wahlweise einzeln pro Person oder gesammelt in einer Datei.
Auf Wunsch speicherst du die Nachricht als Ereignis in den Mitgliederprofilen. So siehst du später, wer was bekommen hat. Vor dem Versand prüfst du die Vorschau als PDF oder HTML.
Praxistipp: Setze vor dem Versand den Standardfilter „Nur aktuelle Mitglieder”. So erreichen deine Rundmails keine ausgetretenen Mitglieder.
4. System-E-Mails: Routine automatisch erledigen
Viele Nachrichten im Vereinsalltag wiederholen sich immer wieder. System-E-Mails nehmen dir diese Routineaufgaben ab. easyVerein verschickt sie (halb)automatisch, sobald ein Mitglied oder ein Admin eine bestimmte Funktion ausführt.
Typische Beispiele sind:
- Zugangsdaten versenden: System E-Mail geht raus beim Versand der Zugangsdaten über ein einzelnes Mitgliederprofil (Bereich "Zugangsdaten ändern") oder an alle Mitglieder.
- Passwort vergessen: System E-Mail geht raus, wenn ein Mitglied über die Login-Seite des Mitgliederbereichs über "Neues Passwort anfordern" ein neues Passwort anfordert.
- Benachrichtigung für Aufgaben: System E-Mail geht raus, wenn beim Erfassen einer neuen Aufgabe ein verantwortliches Mitglied gesetzt wird.
- Benachrichtigungs-Vorlage bei neuen Foreneinträgen: System E-Mail geht raus, wenn ein Mitglied ein Thema im Forum abonniert hat und es innerhalb dieses Themas einen neuen Beitrag gibt.
Die Texte sind neutral vorformuliert. Du kannst sie aber an euren Verein anpassen und individuell gestalten. So klingen auch automatische Nachrichten nach eurem Verein.
Praxistipp: Aufnahme- und Kündigungsbestätigungen verschickst du mit einem Klick. Sobald du einen Aufnahmeantrag annimmst oder ein Austrittsdatum speicherst, schlägt easyVerein den Versand direkt vor.
5. Der Mitgliederbereich: Alles Wichtige an einem Ort
Im Mitgliederbereich von easyVerein laufen die wichtigsten Infos für deine Mitglieder zusammen. Hier finden sie Neuigkeiten, tauschen sich aus, sagen zu Terminen zu, stimmen ab und rufen Dokumente auf. Das Nachfragen per Telefon oder Zettel kannst du dir sparen.
Ankündigungen: Wichtiges sichtbar machen
Ankündigungen ergänzen den Chat in easyVerein perfekt. Sie eignen sich für Neuigkeiten, die alle Mitglieder auf einen Blick sehen sollen. Du findest sie gut sichtbar unter „Aktuelle Beiträge“ auf der Startseite der App.
Ankündigungen können nur Admins verfassen. Mitglieder können öffentlich darauf antworten und Beiträge abonnieren.
Forum: Austausch zu längerfristigen Themen
Im Forum tauscht ihr euch zu Themen aus, die länger aktuell bleiben. Du kannst Foren für alle öffnen oder auf bestimmte Gruppen beschränken. Ein geschlossenes Forum eignet sich zum Beispiel für den Vorstand oder eine einzelne Abteilung. Admins sehen dabei alle Foren, auch die geschlossenen.
Termine im Vereinskalender
Ob Training, Arbeitseinsatz oder Jahreshauptversammlung: Im Vereinskalender behältst du alle Termine im Blick. Einladung, Rückmeldung und Auswertung laufen hier an einem Ort zusammen.
Abstimmungen: Schnell ein Meinungsbild einholen
Wann soll die Weihnachtsfeier stattfinden? Welches Ausflugsziel wünschen sich die Mitglieder? Mit Abstimmungen holst du schnell ein Meinungsbild ein, ohne lange E-Mail-Ketten. Du legst fest, wer teilnehmen darf und welche Antwortmöglichkeiten es gibt. Ausgewertet wird direkt in easyVerein, bei internen Abstimmungen genauso wie bei externen Umfragen.
Dateiablage: Dokumente gezielt teilen
Protokolle, die Satzung oder Trainingspläne teilst du über die Dateiverwaltung gezielt mit einzelnen Gruppen. Deine Mitglieder finden freigegebene Dokumente dann direkt im Mitgliederbereich. Niemand muss mehr nach dem richtigen Anhang suchen.
Welcher Kanal passt zu welcher Nachricht?
Viele Vereine nutzen mehrere Kanäle parallel. Wichtig ist, dass jede Nachricht über den passenden Weg rausgeht. Diese Übersicht hilft dir bei der Wahl:
- Gruppenchat oder Direktnachricht für schnelle Absprachen, zum Beispiel die Fahrgemeinschaft zum Auswärtsspiel.
- Push-Benachrichtigung für dringende Infos, etwa wenn das Training kurzfristig ausfällt.
- System-E-Mail für (halb)automatische Infos wie Zugangsdaten oder die Einladung zu einer Abstimmung.
- E-Mail oder Brief für offizielle Einladungen, zum Beispiel zur Mitgliederversammlung.
- Ankündigung für wichtige Neuigkeiten, die alle sehen sollen, etwa einen neuen Hallenplan.
- Forum für längeren Austausch, zum Beispiel für Ideen zum Sommerfest.
- Vereinskalender für Termine, bei denen du Rückmeldungen brauchst, etwa den Arbeitseinsatz am Vereinsheim.
- Abstimmung, wenn du ein Meinungsbild einholen willst, zum Beispiel zur Farbe der neuen Trikots.
Häufige Fragen zur Mitgliederkommunikation im Verein
Brauchen alle Mitglieder ein Smartphone damit wir sie über easyVerein erreichen?
Nein. Nicht alle Mitglieder nutzen ein Smartphone oder die App, und das ist auch nicht nötig. Mitglieder ohne App erreichst du per E-Mail. Wer keine E-Mail-Adresse hat, bekommt einen Brief, den du direkt als PDF erzeugst.
Kostet die easyVerein-App für Mitglieder etwas?
Nein, für Mitglieder sind Download und Nutzung der App kostenlos. Sie ist für iOS und Android verfügbar. Eine Lizenz braucht nur der Verein für die Verwaltung.
Kann der Vorstand intern getrennt kommunizieren?
Ja. Du legst Gruppenchats und geschlossene Foren nur für den Vorstand oder einzelne Abteilungen an. So bleiben interne Absprachen im kleinen Kreis.
Wie viele Kommunikationskanäle sollte ein Verein nutzen?
So viele, wie deine Mitglieder brauchen. Manche sind am liebsten im Chat unterwegs, andere lesen lieber E-Mails oder bekommen gern Post. Kombiniere deshalb Chat und App mit E-Mail und Brief. Mit easyVerein steuerst du alles aus einer Software.
