Interview mit unserem Datenschutzbeauftragten

Interview mit unserem Datenschutzbeauftragten

Wie ihr vielleicht schon wisst, bieten wir euch auch außerhalb unserer Vereinssoftware einige Schulungen und Kundenvorteile über externe Partner an.

Über einige dieser Angebote werden wir euch hier in den kommenden Wochen etwas detaillierter informieren.

Wir starten heute mit einem Interview mit unserem Datenschutzbeauftragten André Hagemann, der für unsere easyVerein Kunden Schulungen zum Thema Datenschutz / DS-GVO anbietet.

Kevin von easyVerein: "Hallo André, für viele Vereinsvorsitzende ist die DS-GVO sicherlich noch ein Buch mit sieben Siegeln. Was sind deiner Meinung nach die wichtigsten Fragen, die sich Verantwortliche hinsichtlich der DS-GVO stellen und beantworten sollten?"

André, Datenschutzbeauftragter der SD Software-Design GmbH: "Hallo Kevin, ich freue mich hier und vor allem auch in unseren Datenschutzschulungen etwas Aufklärungsarbeit für unsere Kunden leisten zu können. Folgende Fragen sind meines Erachtens für Vereine essentiell:

Welche Daten unserer Vereinsmitglieder sammeln wir? Halten wir uns dabei an das Prinzip der Datensparsamkeit und an welcher Stelle können wir auf Daten verzichten?

Wissen unsere Mitglieder ob und in welchem Umfang wir Daten von Ihnen speichern? Halten wir uns dabei an die geltenden Informationspflichten? Wie gehen wir mit Änderungen an unserer Datenschutzvereinbarung um?

Haben wir ein Sicherheitskonzept um die Daten unserer Mitglieder zu schützen? Dabei geht es vor allem darum, wer Zugriff auf die Daten hat, ob es Backups gibt und wer wiederum auf diese Backups Zugriff hat. Auf der technischen Seite kann ich unseren easyVerein Kunden mitteilen, dass unsererseits regelmäßig Backups erstellt werden. Unsere Software erfüllt somit alle Voraussetzungen hinsichtlich der Datensicherung."

Kevin: "Man merkt doch sehr schnell, wie umfangreich und wichtig dieses Thema gerade auch für Vereine ist. Da schließt sich natürlich direkt die Frage an, welche Kenntnisse und Informationsquellen kannst du Vereinsverantwortlichen und speziell Datenschutzbeauftragten von Vereinen empfehlen?"

André: "Von der einfachen Recherche im Internet rate ich, zumindest für eine Tätigkeit als Datenschutzbeauftragte/r, ab. Ohne ein gewisses Maß an Vorkenntnissen ist es nicht möglich zwischen richtigen und falschen Informationen zu unterscheiden. Der notwendige Umfang der Kenntnisse über datenschutzrechtliche Sachverhalte variiert mit den Aufgaben der betreffenden Person. Die Kenntnisse über die Rechte von Betroffenen sollte übrigens jeder entwickeln, ganz egal ob in einem Verein oder als Privatperson. Weiterreichende Kenntnisse sind dann von Nöten, wenn die Person z.B. als Datenschutzbeauftragter tätig wird.

Die Angebote an Aus- und Fortbildungen zum Thema Datenschutz sind sehr vielfältig. Hier gilt wie üblich, billig ist nicht unbedingt besser. Meine Empfehlung geht in Richtung etablierter Institutionen.”

Kevin: "Vielen Nutzern stellt sich oftmals die Frage was bei Eintritten und Austritten von Mitgliedern hinsichtlich der gespeicherten Daten beachtet werden sollte. Was kannst du dazu sagen?"

André: "Ganz wichtig ist der Grundsatz, dass Mitglieder Betroffene im Sinne der DS-GVO sind und Betroffene bestimmte Rechte haben. Dazu gehört auch das Recht, dass Daten, sobald sie nicht mehr zur Durchführung eines Vertrages (eine Mitgliedschaft ist ein Vertrag) notwendig sind gelöscht werden müssen. Zu beachten ist hier, dass es gesetzliche Regelungen gibt, die einen Verein dazu zwingen, bestimmte Daten zu bewahren. Dazu gehört insbesondere die Aufbewahrungspflicht in Bezug auf Rechnungsunterlagen etc.."

Kevin: "Danke. An der Stelle weise ich auch gerne darauf hin, dass diese Vorgaben mit easyVerein durch das automatische Löschen von Mitgliedern abgebildet werden können. Nach dem Löschen des Mitglieds bleibt das verknüpfte Adressprofil mit den aufbewahrungspflichtigen Daten erhalten.

Dann kommen wir auch schon zu meiner abschließenden Frage: Warum lohnt sich für unsere Vereine eine Datenschutzschulung mit dir?"

André: "Als TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter & Fachinformatiker biete ich Vereinen die Schnittstelle zwischen unserer Software und Vorgaben aus dem Datenschutz. Durch meine ehrenamtliche Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter in einem Verein sind mir außerdem die Vorgänge und Regularien, aber auch die Probleme und Fallstricke die ein DS-Beauftragter eines Vereins meistern muss bestens bekannt. Ich freue mich, meine Kenntnisse in diesem Bereich an unsere Vereinskunden weitergeben zu dürfen."

Kevin: "Vielen Dank für deine Zeit und das interessante Gespräch."

Ihr habt Fragen zu den angerissenen Themen oder möchtet euch allgemein über das Thema Datenschutz / DS-GVO für Vereine informieren? Unter easyVerein > easyVerein Expert Schulung, könnt ihr eine Schulung mit unserem Datenschutzbeauftragten buchen und mit ihm gemeinsame eure Fragen und Problemstellungen erörtern, natürlich auch mit Bezug auf easyVerein.