Spätestens wenn ihr im Verein Briefe an eure Mitglieder schreiben und/oder Rechnungen stellen möchtet, solltet ihr euch darüber Gedanken machen, wie eure Brief- und Rechnungsvorlage in easyVerein aussehen soll.
Unter Einstellungen > Systemeinstellungen > Darstellung > Darstellung für Dokumente, könnt ihr aus verschiedenen Optionen wählen.
Wir bieten euch drei verschiedene Design-Vorlagen für eure Dokumente an (Standard, Centered, Structured), in denen sich die Position von Logo & Kopfzeile sowie der Inhalt der Fußzeile ein bisschen unterscheiden.
Prüft hier welche der drei Vorlagen eure Bedürfnisse am besten abbilden kann.
Ihr könnt außerdem festlegen, ob das Vereinslogo und/oder der Vereinsname in der Kopfzeile verwendet werden soll und ob in der Fußzeile eure Vereinsdaten stehen. Die Informationen für diese Einstellungen kommen aus euren Stammdaten, die ihr unter dem Menüpunkt Accountdaten findet und bearbeiten könnt. Dort könnt ihr auch euer Vereinslogo als Bild hochladen.
Unter Darstellung des Vereinslogos könnt ihr für vertikale und horizontale Layouts die Höhe des angezeigten Logos bestimmen. Die Breite ergibt sich aus der ursprünglichen Auflösung des Logos.
Bei Adressangaben habt ihr die Möglichkeit festzulegen, wieviele Zeilen und welchen Inhalt Adressangaben bei euch haben sollen. Ihr könnt beispielsweise zusätzliche Platzhalter einfügen und zwischen Privat- und Firmenadressen unterscheiden.
Wenn ihr alles eingestellt habt, solltet ihr bevor Ihr massenhaft Briefe generiert oder Rechnungen schreibt, einmal prüfen ob das Layout nun euren Vorstellungen entspricht.
Für Briefe geht ihr auf Adressen > E-Mails und Serienbriefe, und wählt die PDF-Vorschau.
Für Rechnungen auch Beitragsrechnungen solltet ihr neben den Layout-Optionen auch die Texte z.B. für Zahlungsarten oder den Leistungszeitraum von Beitragsrechnungen prüfen und ggfs. anpassen. Ihr findet diese Optionen unter Einstellungen > Buchhaltung & Finanzen > Rechnungen / Beitragsrechnungen.
Im Anschluss könnt ihr unter Finanzen > Rechnungen & Belege > Rechnung schreiben, die Vorschau für eine Beispielrechnung generieren und kontrollieren ob alles für euch passt.
Trotz aller Einstellungsoptionen gefällt euch das Layout eurer Vorlage nicht richtig? Ihr benötigt unbedingt noch den Namen eures 1. Vorstands oder eine 2. Bankverbindung in der Fußzeile eurer Vorlage?
In solchen Fällen oder auch wenn euer Verein schon seit Jahren ein ganz besonderes Briefpapier verwendet auf das ihr nicht verzichten wollt, können wir für euch eure individuelle Vorlage 1:1 in easyVerein einbinden! Ihr schickt uns dazu einfach eure Vorlage als PDF, wir implementieren diese Vorlage dann in euren easyVerein Account. Die Kosten hierfür belaufen sich regulär auf einmalig 60 € zzgl. MwSt.
Oktober-Aktion: Wer uns noch bis 31.10.21 mit dem Einbinden einer individuellen Briefvorlage beauftragt, erhält 20 % Rabatt!
Schickt dazu einfach eure gewünschte Vorlage als PDF-Dokument an support@easyverein.com.
