Tipps & Tricks - Gruppenbeiträge anteilig berechnen

Veröffentlicht am 07.02.2022 12:51 Uhr

Tipps & Tricks - Gruppenbeiträge anteilig berechnen




Veröffentlicht am 07.02.2022
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Schon seit einigen Monaten bieten wir euch die Möglichkeit, Gruppenbeiträge in easyVerein tagesgenau abzurechnen. Im heutigen News-Beitrag erklären wir euch diese Funktion etwas genauer.


Bevor ihr die Funktion der anteiligen Gruppenbeiträge aktiviert und nutzt solltet ihr euch im Verein grundlegend die Frage stellen und beantworten, ob ihr eure Mitgliedsbeiträge bei unterjährigen Gruppenwechseln tagesgenau berechnen möchtet.


Beispiel:
Eure Beitragsrechnungen sind jedes Jahr am 01.07. fällig, der Leistungszeitraum beläuft sich auf 1 Jahr.


Das Mitglied Tina Musterfrau hat am 26.10.2022 18. Geburtstag und wird an diesem Tag laut Einstellungen in der Gruppenverwaltung automatisch von der Beitragsgruppe "Jugendliche ermäßigt" in die Gruppe "Erwachsene" verschoben.


Ohne die tagesgenaue anteilige Berechnung erstellt das System am 01.07.22 eine Beitragsrechnung in der für ein ganzes Jahr der ermäßigte Beitrag berechnet wird, denn am Stichtag 01.07. gehörte das Mitglied ja noch der ermäßigten Gruppe an.


Wenn ihr für euren Verein möchtet, dass im konkreten Beispiel der Mitgliedsbeitrag anteilig für 117 Tage mit dem ermäßigten Beitrag (bis zum 18. Geburtstag) und mit 248 Tagen Erwachsenenbeitrag berechnet wird, dann könnt ihr unter Einstellungen > Buchhaltung & Finanzen > Mitgliedsbeiträge, die Funktion "Gruppenbeiträge anteilig berechnen" aktivieren.


Im Anschluss daran findet ihr in Mitgliederprofilen, bei denen Beitragsgruppen hinterlegt sind, pro Gruppe ein eigenes Feld für Eintritts- und Austrittsdatum.


Wenn ihr in eurer Gruppenverwaltung bereits zuvor automatische Alterswechsel hinterlegt habt, dann werden bei euren Mitgliedern hier direkt das altersbedingte Austrittsdatum aus der einen und Eintrittsdatum in die folgende Gruppe angezeigt und ihr müsst nichts mehr verändern.

Die anteilige Berechnung könnt ihr aber natürlich auch für Fälle nutzen, die mit altersbedingtem Wechsel nichts zu tun haben, z.B. wenn Mitglieder unterjährig und vorausgeplant in eine andere Abteilung wechseln oder ähnliches. In diesem Fall müsst ihr Austritts- und Eintrittsdatum der Gruppen aktiv im Mitgliederprofil unter "Mitgliedschaftsgebühren" hinterlegen.


Nachdem anhand eurer hinterlegten Daten ein Gruppenwechsel vollzogen wurde, findet ihr die ehemalige Gruppe noch im Profil unter "Mitgliedschaftsgebühren" > "Zukünftige / Vergangene Gruppen anzeigen". Dort findet ihr auch eine Vorschau über Gruppenwechsel die erst nach dem aktuellen Leistungszeitraum erfolgen werden.


Beim Erstellen der Beitragsrechnungen läuft dann alles ganz normal. Je nach Einstellung werden die Beitragsrechnungen automatisch am Fälligkeitsdatum oder früher/später erstellt. Wenn ihr die automatische Erstellung der Beitragsrechnungen deaktiviert habt, könnt ihr über "Mitglieder" > "Aktionen" > "Autom. Rechnungserstellung für alle in der Tabelle anstoßen" die Rechnungen für das gewünschte Fälligkeitsdatum gesammelt generieren.


Bei Fragen zur Funktion der anteiligen Berechnung von Gruppenbeiträgen wendet euch gerne an unser Support-Team.