In Teil 2 unserer Partnervorstellung sprechen wir mit Nico Herr von der Herr Steuerberatungsgesellschaft mbH über die Grundlagen der Vereinsbuchhaltung und die damit verbundenen Risiken.
Kevin von easyVerein: “Hallo Nico, erst einmal danke, dass du dir die Zeit nimmst, einige wichtige Fragen zur Vereinsbuchhaltung für unsere Nutzer zu besprechen. Worin liegen denn deiner Meinung nach die wichtigsten Unterschiede in der Buchhaltung zwischen Vereinen und “normalen” Unternehmen?”
Nico Herr, Herr Steuerberatergesellschaft mbH “Hallo Kevin, sehr gerne beantworte ich deine Fragen für die easyVerein Nutzer.
Vereine sind erst einmal Körperschaften die dem Körperschaftsteuergesetz unterliegen. Allerdings haben Vereine vier Bereiche die bereits in der Buchhaltung akribisch unterschieden werden müssen. So hat ein Verein den ideellen Bereich, der bspw. Mitgliedsbeiträge umfasst die steuerbegünstigt sind. Darüber hinaus gibt es den Vermögensverwaltungsbereich, den Bereich der Zweckbetriebe und der wirtschaftlichen Betriebe.
Außerdem sollte bereits im Vorfeld das Thema „Umsatzsteuer“ genau betrachtet werden, da auch Vereine der Umsatzsteuer unterliegen, wenn es sich um Umsätze mit einem Leistungsaustausch handelt und diese bspw. die Grenzen für Kleinunternehmer überschreiten.
Zusammengefasst kann man sagen, dass es gerade bei Vereinen wichtig ist, dass bereits zu Beginn Expertise im Bereich der Vereinsbuchhaltung aufgebaut wird, damit nicht anfängliche Fehler im Nachgang ungewollte Folgen auslösen, wie bspw. der Verlust der Gemeinnützigkeit oder Steuernachzahlungen in der Umsatzsteuer etc.”
Kevin: “Wo siehst du speziell in der Vereinsbuchhaltung die größten Risiken?”
Nico: “Gerade die Unterscheidung der angesprochenen vier Bereiche in der Vereinsbuchhaltung stellen „Laien“ immer wieder vor Herausforderungen. Der SKR49 für Vereine hat hierbei bereits ein übersichtlich aufgebautes Schema, welches von jedem der mit Vereinsbuchhaltung zu tun hat, verstanden werden sollte, damit die Sachverhalte von Beginn an dem jeweils zutreffenden Bereich zugeordnet werden können.”
Kevin: “Danke. Den SKR49 gibt es natürlich auch in easyVerein. In den Buchhaltungseinstellungen kann der SKR49 ausgewählt und einzelne Konten daraus auch in den Kontenplan übernommen werden.
Vielen Vereinen stellt sich bei der Wahl des Kassenwarts natürlich auch die Frage: Kann/sollte das nur jemand mit Buchhaltungserfahrung sein? Oder ist diese verantwortungsvolle Tätigkeit auch für Laien machbar? Was meinst du dazu?”
Nico: “Durch die Hilfestellungen der Softwareanbieter wie easyVerein gibt es auch für „Laien“ gute Möglichkeiten eine Vereinsbuchhaltung zutreffend unterjährig zu behandeln. Für den Jahresabschluss würde ich jedoch empfehlen, dass von Beginn an ein Steuerberater hinzugezogen wird, um ungewollte Konsequenzen zu vermeiden. Außerdem ist es immer ratsam diesen Steuerberater bereits als Unterstützer bei der laufenden Buchhaltung einzubeziehen.
Wichtig ist, dass man sich den Stellenwert der Finanzbuchhaltung immer wieder vor Augen führt, da Fehler gerade für Vereine weitreichende Folgen haben können. Aktuell ist es leider noch nicht möglich (auch wenn dies von dem ein oder anderen Anbieter beworben wird), dass die Buchhaltung vollständig automatisch funktioniert, da ein und derselbe Vorgang je nach Verwendungszweck unterschiedlich zu bewerten sein kann und dies nicht unbedingt eindeutig aus dem Beleg erkennbar ist.
Jeder, der eine Vereinsbuchhaltung bearbeitet sollte sich daher vorab bereits Grundkenntnisse aneignen, damit mit der Unterstützung der aktuellen Software-Anbieter eine richtige Buchhaltung erstellt werden kann.
Fortbildungsmöglichkeiten werden im Rahmen der Software-Anbieter häufig von Experten angeboten, wie es bspw. auch bei easyVerein durch den Einbezug von meiner Steuerkanzlei als Kooperationspartner erfolgt.”
Kevin: “Dass spätestens zum Jahresabschluss ein/e Steuerberater/in mit einbezogen werden sollte, ist sicherlich ratsam. Aus easyVerein heraus ist ein Jahresabschluss bzw. auch eine Bilanz aktuell gar nicht möglich. Aber wir versuchen natürlich, unser Buchhaltungsmodul immer weiter zu verbessern und die Vorarbeiten für den Jahresabschluss zu erleichtern. Hierfür gibt es auch bereits den Steuerberaterzugang und den DATEV Export.
Bleiben wir konkret bei easyVerein, welchen besonderen Nutzen siehst du bei unserer Software für unsere Nutzer bezogen auf die Buchhaltung?”
Nico: “Einen sehr großen Vorteil von easyVerein sehe ich gerade in der vollumfänglichen Verwaltung von Vereinen an einem Ort. Durch den Mitgliederbereich können erzeugte Mitgliedsbeitragsrechnungen direkt zur Verfügung gestellt und einfach überwacht werden, damit keine hohen Forderungsbestände aufgebaut werden und die Verwaltungsarbeiten überschaubar gehalten werden können.
Außerdem „zwingt“ easyVerein geradezu, den Grundsatz in der Buchhaltung „Keine Buchung ohne Beleg!“ rigoros zu befolgen und unterstützt somit den Anwender bei der Befolgung grundlegender Buchhaltungsregeln. Durch den von dir schon angesprochenen DATEV-Export ist auch die Anbindung an den Steuerberater gegeben und stellt die effiziente Zusammenarbeit sicher.”
Kevin: “Da viele Nutzer der “Belegzwang” in easyVerein tatsächlich stört, hoffe ich natürlich dass das Urteil von einem Fachmann diese Nutzer überzeugt und sie diese Vorgabe jetzt besser nachvollziehen können.
Dann kommen wir auch schon zu meiner letzten Frage: Welche Expertise kannst du mit deinem Unternehmen in den Buchhaltungsschulungen an unsere Vereine vermitteln?”
Nico: “Als familiengeführte Steuerkanzlei mit mehr als 30 Jahren Erfahrung und der Expertise einiger Vereinsmandate verfügen wir über ein breites Wissen in der Vereinsbuchhaltung und –besteuerung.
Diese Expertise geben wir gerne an die Vereine weiter, damit die Sachverhalte in der Buchhaltung von Beginn an nachvollziehbar und korrekt verbucht werden. Wir möchten dabei Unterschiede der Projekt- und Buchungskontenzuordnung klar machen, wie diese unterschiedlichen Funktionen wirtschaftlich sinnvoll eingesetzt werden können und für welchen Adressatenkreis welche Auswertung am sinnvollsten ist.
Außerdem ist die Vermittlung der vier Bereiche eines Vereins im Vordergrund unserer Schulung, damit die Folgen einer fehlerhaften Zuordnung vermieden werden können.”
Kevin: “Ich danke dir für das Gespräch und hoffe es waren auch für unsere Nutzer interessante Informationen dabei.”
Habt ihr Fragen zu den angerissenen Themen oder möchtet euch allgemein über die Themen Vereinsbuchhaltung / Steuern im Verein informieren? Unter easyVerein > easyVerein Expert Schulung, könnt ihr eine Schulung mit Nico Herr oder seinen Kolleg*innen buchen und dabei eure Fragen und Problemstellungen erörtern, natürlich auch mit Bezug auf easyVerein.
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