Wie funktioniert der E-Mail-Versand über easyVerein? Was ist eigentlich der SMTP-Server? Und wie gehe ich mit Fehlermeldungen um?
Beitragsrechnungen versenden, zu Veranstaltungen einladen - all das läuft heute bei den meisten Vereinen bereits größtenteils elektronisch ab.
Zum einen, weil Drucken und per Post verschicken auf die Dauer doch ganz schön viel Geld kostet und dazu noch die Umwelt belastet, zum anderen weil der E-Mail Versand i.d.R. auch viel schneller und einfacher funktioniert. Dazu kommt eine immer höhere Erreichbarkeit per E-Mail. Laut statista.com nutzten im Jahr 2021 rund 80 % der Bevölkerung in Deutschland das Internet für den Abruf und das Versenden von E-Mails.
Ganz klar also, dass der E-Mail-Versand auch in easyVerein zu den wichtigsten und am meisten genutzten Funktionen gehört. Doch wie genau funktioniert das Versenden von E-Mails über easyVerein eigentlich geht man mit möglichen Fehlermeldungen um?
Regulärer E-Mail-Versand über SMTP in 2 aufeinanderfolgenden Schritten:
- 1. Nachdem ihr eure Nachricht über den Editor geschrieben und abgeschickt habt, “baut” unser easyVerein-Mailserver die E-Mail nach den nötigen technischen Anforderungen und prüft ob die Empfänger-Mailadressen rein vom Format her E-Mail-Adressen sein können. Eine inhaltliche Prüfung ob hinter einer Mailadresse tatsächlich auch ein gültiges Postfach steht, ist hier noch nicht möglich.
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2. Ist dieser Prüfvorgang erfolgreich, übertragen wir die E-Mails vom easyVerein-Mailserver auf den E-Mail-Server eures eigenen Providers (der häufig auch das Webhosting für euch macht), oder auch gängigen Providern wie web.de, GMX oder Gmail. Damit ist der Prozess auf unserer Seite abgeschlossen. Euer Provider übernimmt dann die Zustellung der E-Mails an die Empfänger:innen.
Anschaulich und bildlich gesprochen könnte man also auch sagen, dass ihr eure (elektronischen) Briefe nicht direkt in den Briefkasten der Post werft, sondern zuerst in den easyVerein-Briefkasten, die Briefe werden dann von unserem Briefträger zum Briefkasten der Post (eurem E-Mail-Provider) weitergeleitet und erst dann von dessen Briefträger zugestellt.
Die technische “Basis” für den beschriebenen Prozess der Kommunikation zweier E-Mail-Server heißt SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), es handelt sich dabei um ein Protokoll zum Austausch von Nachrichten in Computernetzen, dass schon in den 1960er Jahren in den USA “erfunden” und seitdem fortlaufend weiterentwickelt wurde. SMTP beinhaltet nur einen Postausgang, das ist auch der Grund weshalb ihr in easyVerein keine eingegangen Mails sehen und direkt beantworten könnt.
Um SMTP in easyVerein nutzen zu können, müsst ihr einmal global für euren Verein die Grundeinstellungen (unter “Systemeinstellungen”) festlegen. Konkret geht es darum, unter welcher Serveradresse und welchem SMTP-Port easyVerein sich mit dem Server eures Providers verbinden kann. Ebenfalls wichtig ist die Verschlüsselung, damit eure Mails bei der Übertragung zwischen easyVerein und eurem Provider nicht abgefangen und in falsche Hände geraten können.
Für die gängigsten E-Mail-Provider könnt ihr bereits aus Voreinstellungen wählen, aber ansonsten die Grundeinstellungen auch manuell setzen. Ebenfalls wichtig ist die Einstellung der gleichzeitig versendeten E-Mails, da viele Provider je nach gebuchtem Paket nur eine bestimmte, recht niedrige Anzahl an gleichzeitig versendeten Mails erlauben. Das genaue Limit könnt ihr über die Website oder ggfs. den Support eures Providers herausfinden und dann in easyVerein eintragen und die Wartezeit zwischen den Versandpaketen etwas nach oben setzen.
Wenn eure Grundeinstellungen korrekt hinterlegt sind, geht es dann noch darum, die einzelnen Versender:innen ebenfalls an dem SMTP-Zugang anzubinden. Dazu muss jeder Admin, der aus easyVerein heraus E-Mails versenden möchte, in seinen persönlichen Einstellungen die eigenen SMTP-Zugangsdaten hinterlegen. Das sind i.d.R. die identischen Zugangsdaten, die auch genutzt werden, um sich in den Account des E-Mail-Providers direkt einzuloggen.
Ist auch das erledigt, erhält der Admin eine E-Mail von uns mit einem Bestätigungslink. Nachdem dieser Bestätigungslink angeklickt und damit aktiviert wird, ist der SMTP-Zugang vollständig eingerichtet und ihr könnt aus easyVerein über SMTP E-Mails versenden!
Häufige Fehler bei der Einrichtung von SMTP und wie ihr diese vermeiden oder beheben könnt:
- nach der Eingabe der Grundeinstellungen erscheint eine Fehlermeldung:
→ überprüft noch einmal auf der Website eures Providers ob die SMTP Grundeinstellungen wirklich korrekt sind.
- nach Eingabe der persönlichen SMTP-Zugangsdaten erscheint eine Fehlermeldung, die Anmeldedaten seien nicht korrekt:
→ überprüft nochmal ob ihr zu 100 % die korrekten Zugangsdaten eingegeben habt. Es handelt sich i.d.R. beim Benutzernamen um eure E-Mail-Adresse und dann das dazu passende Passwort für den Account eures Mail-Providers.
- trotz 100 % korrekter persönlicher SMTP-Zugangsdaten erscheint weiterhin die Fehlermeldung hinsichtlich falscher Anmeldedaten:
→ bei einigen Mail-Providern (z.B. web.de, Office365) ist die Nutzung von SMTP per Default erstmal gesperrt und muss erst manuell im Account des Providers erlaubt werden. Bis zu dieser Freigabe erhält man immer die Fehlermeldung zu falschen Anmeldedaten.
- nach Eingabe der persönlichen SMTP-Zugangsdaten erscheint die Meldung “Erfolgreich”, die E-Mail mit dem Bestätigungslink kommt aber nicht an:
→ prüfe den Spam-Ordner deines Mail-Postfachs. Ansonsten kann die E-Mail inkl. dem Link auch im E-Mail-Protokoll in easyVerein (unter Sicherheit & Tools) aufgerufen und von dort aus der Link aktiviert werden.
Nach erfolgreicher Einrichtung des SMTP-Zugangs können im Laufe der Zeit auch beim ganz normalen Versenden von E-Mails Fehler auftreten.
Auch hier geben wir euch einen kurzen Überblick über die häufigsten Fehler und wie diese behoben werden können. Ruft euch zunächst unter "Sicherheit & Tools" das E-Mail-Protokoll auf, unter “Status” könnt ihr euch bei fehlgeschlagenen Mails die detaillierte Fehlermeldung aufrufen.
"Es ist ein Fehler bei der Authentifizierung aufgetreten. Bitte überprüfe deine Anmeldedaten auf Richtigkeit."
→ möglicherweise wurden die SMTP-Grundeinstellungen oder die persönlichen SMTP-Zugangsdaten verändert. Manche Provider verlangen auch von Zeit zu Zeit aus Sicherheitsgründen eine neue Eingabe der persönlichen Daten. Ihr solltest den SMTP-Zugang nochmal so wie ganz zu Anfang prüfen und einrichten.
"Ungültige E-Mail-Adresse"
→ die Empfänger mit ungültigen E-Mail-Adressen werden euch direkt angezeigt, es werden formelle Kriterien für gültige E-Mail-Adressen wie @-Zeichen oder Länderkennung fehlen oder es gibt andere Formatfehler wie “@test,de” oder “@test..de”. Ihr solltet euch die betroffenen Profile aufrufen und die Mailadressen korrigieren. Eine weitere Ursache für ungültige Mailadressen sind Benutzernamen, die keine echten Mailadressen sind, wie z.B. die Mitgliedsnummer oder ähnliches. Wenn das Feld der Primären E-Mail-Adresse im Profil auf “Login” gesetzt ist, dann erfolgt der Versand an eine ungültige Mailadresse. Im Bereich “Prüfen & Ändern” könnt ihr vorab ungültige E-Mail-Adressen bei euren Mitgliedern und Adressen finden und korrigieren.
"Etwas ist schief gelaufen. Bitte versuche es später erneut"
→ Diese Meldung deutet auf temporäre Probleme beim Server eures E-Mail-Providers hin. Sollte der Versand auch bei späteren Versuchen nicht möglich sein, kontaktiert am besten einmal euren Provider direkt.
"Der E-Mail-Server hat den Versand an diesen Empfänger abgelehnt."
→ Wenn der Server eures Providers die Mails von unserem Server nicht entgegennimmt, dann liegt das häufig an Limits bei der Anzahl an versendeten E-Mails in einem bestimmten Intervall (gleichzeitig, pro Stunde, pro Tag, pro Monat). Ein weiterer Indikator dafür ist ein Versandabbruch nach einer geraden Anzahl erfolgreich versendeten Mails, z.B. 20. Ihr solltet solche möglichen Intervalle bei eurem Mail-Provider erfragen und könnt dann in den SMTP-Grundeinstellungen die Anzahl der gleichzeitig versendeten Mails anpassen.
Solltet ihr mit Fehlermeldungen gar nicht zurecht kommen, steht euch in solchen Fällen selbstverständlich auch unser Support-Team gerne zur Verfügung.
Hin und wieder erreicht uns auch die Frage, woran es liegen kann, dass eine E-Mail im easyVerein E-Mail-Protokoll mit dem Status “Erfolgreich” aufgeführt ist, aber der oder die Empfänger:in die Nachricht nicht erhalten hat. Hier kommen wir wieder zum SMTP-Grundprinzip. Da die Zustellung der E-Mails durch euren Mail-Provider und nicht durch easyVerein selbst erfolgt, ist für uns der Mailing-Prozess mit Übertragung der Mails an den Server eures Providers abgeschlossen. Ab diesem Moment erhält die E-Mail bei uns auch den Status “Erfolgreich”. Ob und wann dann die tatsächliche Zustellung der Mail durch euren Provider erfolgt, entzieht sich vollständig unserer Kenntnis und in solchen Fällen könnt ihr dann auch nur direkt bei eurem Provider detailliertere Infos über die Zustellung erhalten.
Eingeschränkter E-Mail-Versand ohne SMTP
Damit auch Vereine, bei denen z.B. alle Admins verschiedene Mail-Provider nutzen, oder die aus sonstigen Gründen den SMTP-Zugang nicht nutzen können/möchten, gut mit easyVerein arbeiten können, gibt es an einigen Stellen der Software auch die Möglichkeit, ohne SMTP E-Mails zu versenden bzw. auszulösen.
Das betrifft z.B. den Versand von Rechnungsdokumenten oder auch alle (halb)automatisch ausgelösten E-Mails wie den Versand/das Anfordern von Einladungen zur Passwortvergabe oder Einladungen zu Terminen direkt über den Vereinskalender. Für viele dieser Fälle könnt ihr die E-Mail-Texte in euren Systemeinstellungen unter “E-Mail Vorlagen” selbst definieren. Beachtet jedoch, dass bei einem Versand dieser Mails ohne SMTP-Anbindung als Absenderadresse immer “no-reply@easyverein.com” zu sehen sein wird. Eure Empfänger:innen können dann also nicht direkt antworten.
Wir hoffen, dass ihr einige nützliche Informationen aus unserem Blog-Artikel mitnehmt, sei es für die Ersteinrichtung des SMTP-Servers als Neukunden oder auch bei möglichen E-Mail-Fehlermeldungen, wenn ihr schon länger mit easyVerein arbeitet. Man lernt schließlich nie aus.
Bei Fragen zum Artikel oder auch konkret dem E-Mail-Versand in easyVerein ist unser Support-Team gerne für euch da.
