In Zeiten von Lockdown und Kontaktbeschränkungen durch die Corona-Pandemie standen viele Vereine & Verbände plötzlich vor einem großen Problem: Wie sollten sie Mitgliederversammlungen und Vorstandswahlen abhalten, wenn sich nur noch maximal zwei Haushalte in Präsenz treffen durften?
Dank Gesetzesänderungen konnten Mitgliederversammlungen glücklicherweise ausgesetzt werden, da viele Vereine sich nicht in der Lage sahen, die Mitgliederversammlung digital abzuhalten. Auch heute, im Juni 2022, ist nicht abzusehen, ob im Herbst und Winter diesen Jahres, wenn die allermeisten Vereine ihre neuen Vorstände wählen, Mitgliederversammlungen mit hunderten oder gar tausenden Wahlberechtigten in Präsenz möglich sein werden.
Vereine sollten also für den Fall der Fälle vorbereitet sein, eine Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl auch digital - und vor allem rechtssicher - durchführen zu können. Aber auch ohne Corona-Auflagen kann eine Online-Wahl oder auch eine hybride Wahl mit Online und Präsenz für Vereine einen großen Mehrwert bringen.
Wir freuen uns daher sehr, euch POLYAS als neuen easyVerein-Partner und Spezialist für rechtssichere Online-Wahlen vorstellen zu können.
Zu den besonderen rechtlichen Anforderungen von digitalen Vereinswahlen sowie den Umsetzungsmöglichkeiten und verschiedenen Wahltypen bei POLYAS haben wir mit einem der Geschäftsführer des Unternehmens, Jan Wegner, gesprochen:
easyVerein: Seit wann gibt es POLYAS und wie viele Abstimmungen finden jährlich mit den POLYAS Wahlprodukten statt?
Jan Wegner, Geschäftsführer von POLYAS: Die erste Wahl mit POLYAS fand vor mehr als 25 Jahren statt, ausgegründet wurde das Unternehmen im Jahr 2012. Allein 2021 haben wir rund 1000 digitale Vereinswahlen erfolgreich durchgeführt. Insgesamt haben letztes Jahr mehr als 2 Millionen Wähler:innen mit POLYAS ihre Stimme digital abgegeben.
easyVerein: Welche Expertise bietet POLYAS spezielle für Vereine und Verbände?
Jan Wegner: Allein vergangenes Jahr haben rund 1000 Vereine und Verbände mit POLYAS ihre Wahlen und Abstimmungen online umgesetzt. Wir kennen die Anforderungen dieser Kund:innengruppe daher genau. Egal, ob Personen- oder doch Listenwahl, mit dem POLYAS Online-Wahlmanager können alle gängigen Wahlarten umgesetzt werden, und zwar als mehr-tägige Online-Wahl oder als Live Voting für die analoge, hybride oder rein digitale Mitgliederversammlung.
Dazu bieten wir Features an wie „Individuelles Logo“, „Wählergruppen“, „Stimmgewichtung“ oder „Erinnerungen per E-Mail“, die von vielen Vereinen benötigt werden. In unserem Hilfecenter finden sich zu allen Funktionen des Online-Wahlmanagers Anleitungen und Videos, außerdem kann man seine Frage der Community stellen. Bleiben trotzdem noch Fragen offen, bietet sich die Teilnahme an unserem wöchentlichen Online-Kurs an, oder die Wahlleitung wendet sich an unser Support-Team.
easyVerein: Welche technischen und inhaltlichen Voraussetzungen gibt es für rechtssichere Vorstandswahlen?
Jan Wegner: Zunächst ist es wichtig, dass die elektronische Stimmabgabe nicht durch die Satzung oder Wahlordnung des Vereins ausgeschlossen wird. Weiterhin muss beim Einsatz einer Wahlsoftware gewährleistet sein, dass die Wahlgrundsätze eingehalten werden - vor allem der des Stimmgeheimnisses. POLYAS stellt dies durch die besondere Systemarchitektur der in Deutschland entwickelten Software sicher. Unsere erste Software, der POLYAS CORE 2.5, wurde nach internationalen Common Criteria Standards durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Unsere neueste Software, der POLYAS CORE 3.0, ist unsere Best-in-Class-Lösung, die modernsten wissenschaftlichen Ansprüchen gerecht wird. Zudem arbeiten wir derzeit an einer Zertifizierung nach ISO 27001 und an einer schrittweisen Veröffentlichung des Quellcodes unserer Software. Und natürlich entspricht unsere Software der europäischen DSGVO. Alle Wahlen und Abstimmungen werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet.
easyVerein: Wie stellt POLYAS die Wahrung des Stimmgeheimnisses konkret sicher?
Jan Wegner: Im POLYAS CORE 2.5 wird die Identität der Wahlberechtigten nach der Anmeldung am Wahlsystem über ein Token anonymisiert. So ist nicht mehr nachvollziehbar, wie die Person gewählt hat, sondern lediglich, dass sie gewählt hat. Im POLYAS CORE 3.0 wir der Stimmzettel schon im Browser der wählenden Person automatisch verschlüsselt. Der Stimmzettel wird ausschließlich verschlüsselt transportiert und anschließend in der POLYAS Wahlurne abgelegt. Dann werden sie digital durchmischt, um einen Rückschluss von Stimmzetteln auf Wahlberechtigte zu verhindern. Alle Vorgänge auf dem Wahlserver werden durch Bulletin Boards, die man sich als fälschungssichere Protokolle vorstellen darf, dokumentiert. Für größere Wahlen bieten wir noch viele weitere Funktionen an, wie zum Beispiel eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Wahlberechtigen sowie eine individuelle und universelle Verifikation, also einen unabhängigen Nachweis der Korrektheit aller Wahlserver-Prozesse.
easyVerein: Welche verschiedenen Arten von Wahlen und Abstimmungen unterstützt POLYAS?
Jan Wegner: Mit dem Online-Wahlmanager können Kandidat:innenwahlen und Abstimmungen, einfache, lose gebundene oder freie Listenwahlen umgesetzt werden, sowohl für die mehrtägige Online-Wahl als auch für das Live Voting bei Veranstaltungen. Im Normalfall laufen die Wahlen geheim ab, es ist aber auch möglich, diese offen durchzuführen. Das Ergebnis der Online-Wahl kann nach Wahlende eingesehen werden, die Ergebnisse beim Live Voting können direkt nach jeder Abstimmungsrunde veröffentlicht werden.
easyVerein: Gibt es bekannte Referenzkunden?
Jan Wegner: Neben Vereinen und Verbänden wählen inzwischen auch viele Parteien mit uns. Letztes Jahr haben die CDU, die Grünen und die SPD Parteitage und Basisabstimmungen mit uns durchgeführt. Auch die FDP zählt zu unseren Kund:innen. Ein weiterer großer Kunde ist die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte), die ihre Mitgliederversammlung erstmals 2017 mit dem POLYAS Live Voting umgesetzt hat.
easyVerein: Wie viel Vorlaufzeit sollte man z. B. für die Vorstandswahlen in einem Verein mit POLYAS einplanen? Wie richtet man die Abstimmung ein?
Jan Wegner: Für die Nutzung unserer Software braucht es keine Vorlaufzeit. Sie können sofort loslegen. Unsere Erfahrung zeigt aber, dass für eine gut laufende Online-Wahl die Vorbereitung im Verein entscheidend ist. Hier empfehlen wir eine Vorlaufzeit von vier Wochen. Egal für welches der beiden Produkte Sie sich entscheiden, zunächst müssen Sie ein Verzeichnis Ihrer Wahlberechtigten erstellen und dann die Stimmzettel gestalten. Beim Live Voting können die Stimmzettel auch im Live Voting Cockpit erstellt werden. Im Cockpit wird die Liveabstimmung von der Wahlleitung gesteuert. Schließlich muss noch eine E-Mail-Einladung erstellt werden – das ist alles. Zusätzlich können natürlich noch individuelle Features hinzugebucht werden.
easyVerein: Wie läuft eine hybride Abstimmung in Präsenz und digital ab, z.B. auf einer Hauptversammlung?
Jan Wegner: Für ein hybrides Event eignet sich am besten das POLYAS Live Voting. Alle Abstimmungen und Wahlen, über die auf der Veranstaltung entschieden werden sollen, werden den Stimmberechtigten auf ihren Digitalgeräten – in der Regel ist das ein Smartphone – angezeigt. Egal ob die Teilnehmenden vor Ort sind oder von zu Hause aus abstimmen, ihre Stimme zählt.
easyVerein: Was kostet eine POLYAS Online-Wahl?
Jan Wegner: Der Preis richtet sich nach Anzahl der Wahlberechtigten und kann auf unserer Website eingesehen werden. Hinzu kommen die Kosten für Features und gegebenenfalls hinzugebuchten Service. Seit Juni 2022 sind Online-Wahlen mit bis zu 25 Wahlberechtigten kostenlos.
easyVerein: Vielen Dank für die interessanten Infos!
Durch unsere Partnerschaft mit POLYAS erhalten easyVerein-Kunden einmalig 25 % Rabatt auf ihr 1. Wahlprojekt bei POLYAS! Den entsprechenden Rabattcode findet ihr in eurem easyVerein-Account unter „easyVerein“ > „easyVerein-Kundenvorteile“.
Sollten wir feststellen, dass dieses Partnerangebot von euch gut angenommen wird, ist auch eine Ausweitung der Kooperation im Sinne von ein- oder beidseitigen Integrationen der Anwendungen denkbar!
Gebt uns gerne Feedback zu unserem Partnerprogramm und den bisherigen Angeboten. Auch für neue Partnerschaften, die für euch als easyVerein-Nutzer:innen einen Mehrwert bringen, sind wir jederzeit offen. Meldet euch gerne, wenn ihr einen Wunsch oder konkreten Vorschlag habt.
