Wo Menschen mit verschiedenen Sichtweisen aufeinandertreffen, sind Konflikte und Auseinandersetzungen alltäglich. Wir alle kennen es aus privaten Beziehungen, Freundschaften, vom Arbeitsplatz und nicht selten auch im Vereinsleben.
Besonders innerhalb der Vereinsvorstände bleiben Konflikte nicht aus, sei es durch unterschiedliche Ansichten zur zukünftigen Ausrichtung des Vereins, Grüppchenbildung oder schlicht und einfach, weil man mit einer bestimmten Person aus dem Vorstand auf persönlicher Ebene überhaupt nicht zurecht kommt. Schafft man es nicht, in solchen Situationen frühzeitig zu deeskalieren und zu schlichten, dann können daraus massive negative Folgen für den Verein entstehen.
Im Folgenden möchten wir euch ein paar Ansätze teilen, wie ihr Konflikte bei euch im Verein frühzeitig erkennen und schlichten könnt, bevor der “Brandherd” später dann nicht mehr einzufangen ist.
Sollte einmal der Worst-Case eintreten, wird oftmals auch mit fiesen Mitteln versucht, den oder die Kontrahenten auszubooten. Wie dabei auch wir bei easyVerein immer mal wieder zwischen die Fronten geraten und wie in solchen Fällen wieder Rechtsfrieden geschaffen werden kann, erfahrt ihr ebenfalls in diesem Artikel.
Drei Stufen der Streitschlichtung:
1. Konflikte frühzeitig wahrnehmen
Konflikte ufern meist dann aus, wenn Personen sich mit ihrer Meinung zu einem bestimmten Thema nicht ernst genommen oder übergangen fühlen. Oft fehlt auch die Courage, ein Konfliktthema direkt und offen vor anderen anzusprechen. Wut und Unzufriedenheit werden unterdrückt, das eigentliche Problem wird dadurch aber natürlich nicht gelöst und langfristig eher verschlimmert. Versucht in eurer Position im Verein, solche vor sich hin schwelenden Konfliktpotenziale frühzeitig zu erkennen und euch in eure Kolleg:innen hineinzuversetzen und empathisch zu sein. Dabei geht es nicht nur um Hardfacts wie zum Beispiel die ausgesprochene Ablehnung einer Idee sondern vor allem auch um weiche Faktoren wie Mimik und Gestik eurer Vorstandskolleg:innen bei Gesprächen oder auch einfach einem Bauchgefühl, dem ihr nachgehen solltet.
2. Kommunikation starten und aufrecht erhalten
Problem erkannt heißt noch nicht Gefahr gebannt! Jetzt gilt es, mit den Konfliktparteien in die Kommunikation zu gehen und vor allem auch am Ball zu bleiben. Wichtig ist dabei vor allem das “wie”. Seid ihr selbst eine der Konfliktparteien, versucht über euren Schatten zu springen und den ersten Schritt in Richtung eures Gegenübers zu machen. Seid ihr neutrale:r Beobachter:in eines Konflikts, so sprecht alle Parteien vertraulich an. Achtet in jedem Fall auf eine sachliche, konstruktive Ansprache und vermeidet wertende Äußerungen, bevor alle Streitparteien an einem Tisch sitzen. Werden eure Gesprächsangebote zunächst abgelehnt, übt euch einerseits in Geduld, bleibt aber andererseits hartnäckig und versucht es zu gegebener Zeit erneut.
Als Moderator / Mediator eines Streitgesprächs solltet ihr sicherstellen, dass alle Teilnehmenden ihre Sicht der Dinge und vor allem auch ihre emotionale Gefühlslage vollumfänglich darlegen können. Wenn es gelingt, bis dato unausgesprochene Gefühle loszuwerden, kann danach auf die sachlich-konstruktive Ebene gewechselt und versucht werden, einen Kompromiss oder Lösung zu finden, die von allen Parteien gleichermaßen akzeptiert wird.
3. Lösungen verbindlich festhalten und nachfassen
Hattet ihr bei eurer Aussprache Erfolg und konntet mit den Konfliktparteien eine Lösung oder zumindest einen für alle akzeptablen Kompromiss finden, dann ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten daran auch halten. Mündlichen Absprachen sind dabei oftmals von nicht all zu langer Dauer, daher kann es sinnvoll sein, die Problemlösung schriftlich festzuhalten. Damit steht unmissverständlich fest, was von jedem Beteiligten erwartet wird und was er oder sie wiederum vom Gegenüber erwarten kann. Um nicht erneut in den Teufelskreis durch unausgesprochene Empfindungen (siehe 1.) zu geraten, empfiehlt es sich einige Wochen nach dem finalen Gespräch noch einmal bei allen Streitparteien nachzufassen ob die vereinbarte Lösung auch von allen wie besprochen umgesetzt wird oder ob es Nachbesserungsbedarf gibt.
Als Verein im Worst-Case-Szenario wieder handlungsfähig werden & bleiben
Uns ist natürlich bewusst, dass sich alle theoretischen Tipps & Ratschläge in der Praxis häufig nicht so einfach umsetzen lassen, wie man sich das wünschen würde. Wenn ein Streit innerhalb des Vereinsvorstandes bis aufs Äußerste eskaliert, dann passiert es vereinzelt auch mal, dass wir von easyVerein damit konfrontiert werden. Das Schema ist fast immer dasselbe:
Admins eines Vereins mit einem Account bei uns verbannen einen oder mehrere anderen Admins, mit denen sie sich im Streit befinden, aus der Software indem Sie deren Zugänge sperren oder gar löschen.
Die “Ausgesperrten” wenden sich dann natürlich zumeist erstmal an uns und fordern Zugang zur Software, die “Rauswerfer” wollen wiederum nicht, dass die Ausgesperrten wieder Zugriff erlangen… - wie ihr unschwer erkennt, ein großes Dilemma für alle Beteiligten, nicht zuletzt für uns. Daraus folgend ergibt sich die grundlegende und rechtlich spannende Frage:
“Wem gehört eigentlich ein easyVerein-Account?”
Wenn sich Personen an uns wenden, weil sie nach ihrer Auffassung unberechtigt den Zugang zum easyVerein-Account ihres Vereins verloren haben, dann ist der Konflikt innerhalb des Vereins meistens schon so weit vorangeschritten, dass auf kommunikativer Ebene keine schnelle und unbürokratische Lösung mehr möglich ist.
Doch auch, wenn eine einvernehmliche Lösung in weiter Ferne liegt, muss der Verein natürlich handlungsfähig bleiben, auch was die Nutzung der Vereinssoftware betrifft.
Die Frage, wem ein easyVerein-Account gehört, lässt sich mit Verweis auf §1 unserer allgemeinen Nutzungsbedingungen für easyVerein leicht und eindeutig beantworten:
1) Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Verwendung der Plattform „easyVerein“ (im Folgenden: „Software“) gemäß der aktuellen Produktbeschreibung zwischen der SD Software-Design GmbH (im Folgenden: „Anbieter“) und dem jeweiligen Kunden. Kunden können ausschließlich Unternehmer im Sinne des § 14 BGB bzw. Vereine, Stiftungen oder sonstige vergleichbare Organisationen gemäß § 14 i.v.m §§ 21, 22 BGB sein.
Insbesondere der letzte Satz verdeutlicht, dass eine Privatperson in keinem Fall Vertragspartner von easyVerein werden kann, sondern immer nur eine juristische Person, z.B. ein Unternehmen nach § 14 (BGB), bei uns in aller Regel eben Vereine oder Verbände.
Entgegen der Annahme vieler bedeutet das, dass nicht die Person, die die Registrierung eines easyVerein-Accounts oder den Erwerb einer easyVerein-Lizenz vorgenommen hat, unser Vertragspartner ist, sondern der angegebene Verein.
Wer wiederum für einen Verein vertretungsberechtigt ist, ergibt sich aus dem Vereinsregister, dass in Deutschland bei den Amtsgerichten geführt wird. Im Vereinsregisterauszug werden die aktuellen Vertreter:innen des Vereins mit ihren Positionen aufgeführt. Dieses Dokument ist damit der entscheidende Nachweis, welche Personen einen Verein vertreten und damit auch Zugriff auf dessen Vereinssoftware erhalten dürfen.
In der Praxis passiert es tatsächlich gar nicht so selten, dass die ersten Tests in easyVerein und teilweise auch der Lizenzerwerb von nicht vertretungsberechtigten Personen des Vereins vorgenommen werden, sondern zum Beispiel von normalen Mitgliedern mit besonderer technischer Affinität oder von durch die Vereine beauftragten IT-Agenturen und deren Mitarbeiter:innen.
Zurück zum ursprünglichen Problem, dass innerhalb eines Vereins ein oder mehrere Admins des easyVerein-Accounts ohne deren Wissen von einem anderen Admin gelöscht wurden. Werden wir hier kontaktiert um die Zugänge zum Account zu verändern, so benötigen wir einen aktuellen, amtlich gestempelten Vereinsregisterauszug um zu prüfen, wer tatsächlich die rechtlichen Vertreter:innen des Vereins sind. Einen einfachen Abdruck des aktuellen Vereinsregisterauszuges erhaltet ihr (seit 01.08.2022 kostenlos) über euer zuständiges Amtsgericht oder auch über Online-Portale wie www.handelsregister.de.
Wenn die Person, die bei uns um Zugang zur Software bittet, namentlich als Vertreter:in des Vereins aus dem Registerauszug hervorgeht, so geht es für uns im nächsten Schritt darum, die Position im Verein zu prüfen. Schreibt uns beispielsweise der 3. stellvertretende Vorsitzende eines Vereins und wir stellen fest, dass der 1. Vorsitzende des Vereine über einen Admin-Zugang verfügt, so müssen wir dem 3. Stellvertreter einen Zugang versagen, da dessen Recht auf Zugriff geringer wiegt, als das des 1. Vorsitzenden.
Umgekehrt sieht es so aus, dass wir einem aktuellen 1. Vorsitzenden eines Vereins einen Zugang zum easyVerein-Account einrichten, sofern bislang nur der 3. Stellvertreter oder gegebenenfalls sogar gar kein:e rechtlich:e Vertreter:in des Vereins Zugriff zur Software hat.
Aus Datenschutzgründen verlangen wir zusätzlich zum Registerauszug noch ein Schreiben als Vorstandsbeschluss, das von mindestens zwei aktuellen Handlungsberechtigten nach Registerauszug handschriftlich gezeichnet sein sollte. Diese Vorkehrung treffen wir, um unberechtigte Alleingänge einzelner Personen zu verhindern.
Zu guter Letzt benötigen wir von der Person, die Zugang zur Software verlangt, noch einen Identitätsnachweis. Erhalten wir eine E-Mail vom Absender “Max Mustermann” und finden diesen Namen auch als 1. Vorsitzenden im Registerauszug, so ist damit noch nicht abschließend sichergestellt, dass es sich beim Absender der Mail auch tatsächlich um den Vorsitzenden “Max Mustermann” handelt. Um das so gut es geht zu verifizieren, benötigen wir ein Foto von Personalausweis oder Reisepass, womit wir den Namen eindeutig abgleichen können. Für uns nicht relevante Stellen (Augenfarbe, Größe, Ausweisnummer, Geburtsort, Nationalität, Adresse) können aus Gründen der Datensparsamkeit geschwärzt sein.
Erst wenn wir alle drei Nachweise (Vereinsregisterauszug, Vorstandsbeschluss, Identitätsnachweis) prüfen und zweifelsfrei verifizieren konnten, nehmen wir Änderungen bei den Administrator-Zugängen von easyVerein-Accounts vor und stellen damit sicher, dass die Vertretungsberechtigten des Vereins easyVerein vollumfänglich nutzen können.
Solltet ihr mit eurem Verein also einmal in die beschriebene, unangenehme Lage kommen, dass um den Zugang zu easyVerein gestritten wird, dann wisst ihr zumindest direkt Bescheid was zu tun ist, damit euer Verein wieder handlungsfähig wird und welche Vorkehrungen wir bei easyVerein treffen, um eure Handlungsfähigkeit wiederherzustellen und zu erhalten.
Habt ihr Feedback oder Anmerkungen zu diesem spannenden Thema, vielleicht auch aufgrund eigener Erlebnisse durch eure Vereinstätigkeit? Wenn ja, dann meldet euch gerne bei uns und teilt eure Erfahrungen mit.
