Auf vielfachen Wunsch unserer Kunden haben wir im Zuge unseres Projekts “easyVerein Hexa” auch das Administrator-Modell überdacht und erweitert. Eine ausführliche Erläuterung dazu findet ihr in diesem Artikel!
Für mehr Miteinander bei der Vereinsverwaltung - unsere neue Rolle “Admin light”
Bekanntlich sind Administrator-Zugänge bei easyVerein durch die Lizenzgröße limitiert, weitere Zugänge können jederzeit kostenpflichtig (je nach Funktionsumfang zwischen 2 und 3,50 € pro Monat) dazu gebucht werden. Da jeder Administrator und jede Administratorin bei uns voll supportberechtigt sind (E-Mail, Chat, Telefon), werden wir dieses Modell so auch weiter führen, allerdings mit einer Erweiterung, die hoffentlich vielen Vereinen weiterhelfen wird.
Eingeschränkte Zugriffe in Lizenzen der Funktionsumfänge Office und Professional fließen ab sofort nur zur Hälfte in die Berechnung der Admin-Zugänge ein und können damit in der Praxis zum halben Preis verwendet werden!
Damit möchten wir den vielen helfenden Händen in Vereinen gerecht werden, die sich zum Beispiel ausschließlich um kleinere Bereiche wie die Termin- oder Inventarverwaltung kümmern.
Einrichtung von “Admin light”
Unter https://hexa.easyverein.com/app/settings/groups/#tab_c können wie gewohnt Administratorgruppen erstellt werden um die Rechte der Administratoren festzulegen.
Administratorgruppen mit Rechten auf maximal 2 (Funktionsumfang Office) beziehungsweise 3 (Funktionsumfang Professional) Module werden automatisch als eingeschränkte Administratorgruppen erkannt und mit einem entsprechenden Hinweis angezeigt:
Die Module Buchhaltung und Dateiverwaltung sind für eingeschränkte Administratorgruppen ausgeschlossen. Zwischen Lese- und Schreibrechten wird in eingeschränkten Administratorgruppen nicht differenziert.
Hinweis: Wenn eure “Admin lights” zum Beispiel im Bereich der Terminverwaltung auch Teilnahmen verwalten sollen, muss neben der Terminverwaltung auch Zugriff auf die Mitglieder- und Adressverwaltung erteilt werden, da sonst keine Mitgliedsnamen oder Namen anderer Kontakte angezeigt werden können.
Die Zuordnung der Mitglieder zu den Administratorgruppen wird unverändert in den Mitgliederprofilen vorgenommen, schaut euch dazu gerne auch unser Video-Tutorial an.
Berechnung der Admin-Zugänge und Zubuchen weiterer Zugänge
In der Übersicht eurer Admin-Zugänge auf der Seite der Stammdaten (https://hexa.easyverein.com/app/organization/) seht ihr nun, dass neben den vollen auch die halben Admin-Zugänge angezeigt werden:
Weitere Administrator-Zugänge könnt ihr wie gewohnt jederzeit eigenständig unter https://hexa.easyverein.com/app/license/ dazu buchen.
Zugebucht können nur ganze Zugänge werden, aber wie oben beschrieben könnt ihr einen vollen Zugang ab sofort mit zwei Personen einer eingeschränkten Administratorgruppe besetzen und spart damit de facto die Hälfte der Kosten für Personen, die nur kleinere Bereiche eures Vereins verwalten.
Bei Fragen und Feedback zur neuen Funktion stehen wir euch gerne zur Verfügung.
Vereinfachung für umsatzsteuerbefreite Vereine - weg mit den Steuern!
Viele unserer Kunden sind umsatzsteuerbefreit und müssen daher auch für Eingangsbelege, die Umsatzsteuer enthalten, keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.
Die Eingabefelder zum Erfassen der Umsatzsteuer waren bislang standardmäßig immer zu sehen, das haben wir nun verbessert:
Unter https://hexa.easyverein.com/app/settings/invoices/#tab_e können sämtliche Felder für Umsatzsteuer dauerhaft ausgeblendet werden:
Das betrifft sowohl die Felder beim Erfassen von Rechnungen & Belegen, als auch die Spalten für Steuern in der Finanzauswertung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung).
Umsatzsteuerbefreite Vereine laufen damit nicht mehr Gefahr, versehentlich doch einmal einen Steuersatz in einem Beleg zu erfassen.
Auch hierzu freuen wir uns auf euer Feedback!
