Mitgliedsausweise sind für Vereine und Verbände ein wichtiges Instrument um das Gemeinschaftsgefühl und die Identifikation der Mitglieder zum Verein zu stärken.
Teilweise werden sie den Mitgliedern einfach nur als “Goodie” zur Mitgliedschaft im Verein ausgegeben, oftmals dienen die Ausweise aber auch als Berechtigungsnachweis bei Veranstaltungen oder Mitglieder erhalten nach Vorlage des Ausweises Vergünstigungen bei externen Partnern des Vereins.
Seit über einem Jahr ist es auch in easyVerein möglich, Vorlagen für Mitgliedsausweise zu erstellen, analog oder mit unserer Integration zu Passcreator auch rein digital und mit Zusatzfunktionen wie Push-Benachrichtigungen oder der Synchronisierung bestimmter Felder in easyVerein.
Für alle, die von diesen Funktionen bislang noch gar nichts mitbekommen haben oder bei der Anwendung noch unsicher sind, haben wir in folgendem Artikel die wichtigsten Schritte von der Ausweiserstellung bis hin zum Druck zusammengefasst:
Der Klassiker - einfache, analoge Mitgliedsausweise zum Anfassen
Als Admins könnt ihr in eurem easyVerein-Account unter “Systemeinstellungen” > “Bescheinigungen/Ausweise”, eine neue Ausweisvorlage erstellen. Dafür ist nur die Eingabe eines Namens für die Vorlage notwendig.
Danach bearbeitet ihr die Vorlage in drei Schritten weiter:
1. Vorlagenfelder verwalten
Je nach Druckvorlage (siehe Punkt 3) sind fünf oder sechs Datenfelder möglich, die ihr über “Feld hinzufügen” erstellen und nach euren Wünschen benennen könnt.
2. Vorlagenfelder verknüpfen
Jedes zuvor erstellte Vorlagenfeld muss noch einem passenden easyVerein-Datenfeld zugeordnet werden. Euch stehen hier aktuell 24 mögliche Felder zur Verfügung, unter anderem natürlich Vor- und Nachname, Mitgliedsnummer, Eintrittsdatum, aber auch die Kontaktdaten und die Abteilung, falls ihr unsere Dachverbandslösung nutzt. Damit beim späteren Ausweisdruck jedes eurer gewünschten Felder korrekt enthalten ist, müsst ihr jedes Vorlagenfeld verknüpft haben.
Ein Zugriff auf das Profilbild der Mitglieder ist derzeit leider nicht noch nicht möglich. Auf die Daten individueller Mitgliedsfelder kann nur über die Passcreator-Integration (siehe unten) zugegriffen werden. Allgemeine Erweiterungen bei der Feldauswahl sind aber in Zukunft gut möglich.
3. Druckvorlage konfigurieren
Ihr könnt zwischen den Vorlagen “Einfacher Mitgliedsausweis 8,6 x 5,4 cm” und “Mitgliedsausweis 8,6 x 5,4 cm” wählen, wobei die Feldanordung etwas unterschiedlich ist und der “Mitgliedsausweis 8,6 x 5,4 cm” ein quadratisches Feld beinhaltet, was in erster Linie für den QR Code bei Nutzung der Passcreator-Integration gedacht ist.
Nach der Auswahl eurer Vorlage könnt legt ihr fest, welche Felder an welcher Stelle im Ausweis angezeigt werden sollen.
Nachdem eure Ausweisvorlage erstellt ist, geht es mit dem Aktivieren der Ausweise bei den Mitgliedern weiter.
Ruft euch dazu in den Mitgliederprofilen den Reiter “Mitgliedschaft” auf, ganz unten findet ihr die Rubrik “Mitgliedschaftsausweise”
Ihr könnt nun aus einer oder mehreren vorhandenen Vorlagen über das “+” einen Ausweis aktivieren und anschließend über den Drucker-Icon exportieren. In der easyVerein-Kopfleiste bei den laufenden und abgeschlossenen Hintergrundprozessen (orange hinterlegt) findet ihr die Datei, könnt sie auf euer Gerät herunterladen und daraus dann mit einem speziellen Ausweisdrucker auf Scheckkarten mit eurem Vereinsdesign drucken. Ihr wollt nicht in einen vereinseigenen Ausweisdrucker investieren? Kein Problem, es gibt zahlreiche Dienstleister, die auf den Druck von Mitgliedsausweisen für Vereine spezialisiert sind.
Für Ambitionierte: Digitale Mitgliedsausweise mit der Passcreator-Integration
Passcreator, seit 2012 auf dem Markt, ist spezialisiert auf das Erstellen digitaler Ausweise, die auf dem Smartphone gespeichert werden und über einen QR Code diverse Infos und weitere Funktionen wie Benachrichtigungen und digitale Zutrittsberechtigungen enthalten.
Die easyVerein Passcreator-Integration erlaubt es euch außerdem exklusiv, druckbare Ausweise zu erstellen, die dann an Mitglieder ausgegeben werden können. So stattet unter anderem unser Kunde Hamburger Sport-Verein e.V. seine rund 89.000 Mitglieder mit digitalen und physischen Mitgliedsausweisen aus.
Um die Integration zu verwenden, müsst ihr zunächst unter https://app.passcreator.com/register ein Passcreator-Konto erstellen um einen Passcreator API-Schlüssel zu erhalten. Beachtet, dass die Registrierung selbst bei Passcreator kostenfrei ist, für die vollständige Nutzung und das Erstellen von Passcreator-Ausweisen aber Zusatzkosten bei Passcreator anfallen.
Nach Erhalt eures Passcreator API-Schlüssels könnt ihr in easyVerein unter “Integrationen & Apps” die Passcreator-Integration aktivieren und euren API-Schlüssel hinterlegen.
Das Erstellen der Ausweisvorlagen kann nun entweder direkt über Passcreator erfolgen oder in easyVerein. Wenn ihr Vorlagen bei Passcreator ändert, müsst ihr in easyVerein auf der Passcreator-Seite über “Vorlagen synchronisieren” die Änderungen aktiv nachziehen.
Um die Ausweise in easyVerein zu konfigurieren, verknüpft ihr auf der Seite der Passcreator-Integration die Vorlagenfelder und richtet die Druckvorlage ein. Beides läuft vom Prinzip her gleich ab wie bei Punkt 2 und 3 bei den einfachen Mitgliedsausweisen oben.
Ein wichtiger Unterschied & Vorteil: Bei Verwendung der Passcreator-Integration könnt ihr neben den 24 Standardfeldern von easyVerein auch auf die Daten individueller Mitgliedsfelder zugreifen und damit jede gewünschte Information in eure Ausweise bringen.
Sollten die Ausweise rein digital genutzt werden, ist die Konfiguration damit abgeschlossen.
Wenn ihr eure Ausweise auf Scheckkarten ausdrucken wollt, müsst ihr auch die Druckvorlage einrichten. Es empfiehlt sich das Format “Mitgliederausweis 8,6 x 5,4 cm”, da nur dieses Format den von Passcreator bereitgestellten QR Code anzeigen kann.
Anschließend findet ihr in euren Mitgliederprofilen den Reiter “Mitgliederausweise verwalten” wo ihr die Ausweise aktivieren könnt. Nutzer unserer Dachverbandslösung können den Ausweis einer der Abteilungen des Mitglieds zuweisen.
Den Export eurer Ausweise könnt ihr nicht nur aus einzelnen Profilen sondern auch gesammelt über “Mitglieder” > “Aktionen” > “Ausweise drucken” anstoßen und so aus rein digitalen Ausweisen anfassbare Scheckkarten-Ausweise machen.
Wir freuen uns auf euer Feedback zu den Mitgliedsausweisen aus easyVerein und zu natürlich auch zu unserer Passcreator-Integration. Für Erweiterungen an den bestehenden Funktionen dürft ihr jederzeit Wünsche in unserer Ideen Community teilen.
